Sposób zarządu nieruchomością wspólną, w przypadku tak "małej" jak i "dużej" wspólnoty mieszkaniowej, może zostać określony przez właścicieli lokali w stosownej umowie, o której mowa w art. 18 ust. 1 u.w.l. (umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej przez właścicieli lokali w okresie późniejszym w formie aktu notarialnego). Sposób ten może być następnie zmieniony na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.).

Ustawowy sposób zarządu nieruchomością wspólną, określony w art. 19 albo w art. 20 i następne u.w.l., będzie miał zastosowanie jedynie w sytuacji braku umownego określenia sposobu zarządu nieruchomością wspólną przez właścicieli (art. 18 ust. 3 u.w.l.).

Zgodnie zatem z art. 18 u.w.l. właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Przyjęty przez właścicieli lokali umowny sposób zarządu nieruchomością wspólną może mieć różnorodną postać. Niektóre wspólnoty mogą przyjąć przykładowo następujący umowny sposób zarządu nieruchomością wspólną:

1. oparty o przepisy u.w.l. (oczywiście nie będzie to miało w takiej sytuacji znaczenia, gdyż w braku określenia sposobu zarządu nieruchomością wspólną i tak miałyby zastosowanie regulacje zawarte w u.w.l. albo k.c.),

2. wyłonienie spośród siebie zarządu, np. 3 osób, którym powierzone zostanie podejmowanie czynności zwykłego zarządu i jednocześnie powierzone zostanie im także decydowanie o podejmowaniu czynności przekraczających zwykły zarząd rzeczą wspólną, określając również sposób podejmowania uchwał przez zarząd,

3.  wyłonienie spośród siebie zarządu, np. 3 osób, którym powierzone zostanie podejmowanie czynności zwykłego zarządu, ale jednocześnie do podejmowania czynności przekraczających zwykły zarząd rzeczą wspólną będzie niezbędna zgoda właścicieli lokali podjęta większością 3/4 głosów,

4. powierzenie zarządu osobie fizycznej albo prawnej (chodzi tu o powierzenie dodatkowo zarządu nieruchomością wspólną podmiotowi zewnętrznemu, o którym mowa w art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami - jednakże czynności związane z zarządzaniem nieruchomością wspólną może wykonywać w takim przypadku wyłącznie licencjonowany zarządca nieruchomości).

Dopiero w sytuacji braku umownego uregulowania przez właścicieli lokali kwestii zarządu nieruchomością wspólną będą miały zastosowanie konkretne przepisy u.w.l. i k.c. regulujące kwestie zarządu ustawowego nieruchomością wspólną.

Zgodnie z ustawą kodeks cywilny własność tej samej rzeczy może przysługiwać niepodzielnie kilku osobom (współwłasność) (art. 195 k.c.).

Współwłasność jest albo współwłasnością w częściach ułamkowych, albo

współwłasnością łączną (art. 196 § 1 k.c.).

Współwłasność łączną regulują przepisy dotyczące stosunków, z których ona

wynika. Do współwłasności w częściach ułamkowych stosuje się przepisy

Księgi drugiej, Tytuł I, Dział IV ustawy Kodeks cywilny (art. 196 § 2 k.c.).

Współwłasność nieruchomości wspólnej jest współwłasnością łączną określoną przepisami u.w.l., które to przepisy regulują jednocześnie sposób zarządu nieruchomością wspólną.

O ile sposób zarządu nieruchomością wspólną w odniesieniu do "dużych" wspólnot mieszkaniowych jest uregulowany całościowo w u.w.l. (wskazując zarówno możliwość zawarcia/podjęcia odpowiedniej umowy/uchwały dotyczącej zarządu nieruchomością wspólną jak i określając zasady zarządu w przypadku braku takiej umowy), o tyle w odniesieniu do "małych" wspólnot mieszkaniowych uregulowana jest jedynie możliwość zawarcia umowy dotyczącej zarządu nieruchomością wspólną (co do zarządu nieruchomością wspólną w przypadku braku takiej umowy art. 19 u.w.l. odsyła do odpowiedniego stosowania przepisów k.c. i k.p.c. dotyczących współwłasności w częściach ułamkowych).

Wskazać należy jednocześnie, iż zarówno w przypadku "małej" jak i "dużej" wspólnoty mieszkaniowej rozróżnia się czynności mieszczące się w ramach zwykłego zarządu nieruchomością wspólną oraz czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu nieruchomością wspólną.

Katalog czynności przekraczających zwykły zarząd rzeczą wspólną nie jest w ogóle określony w k.c., a jednocześnie w u.w.l. nie jest katalogiem zamkniętym z uwagi na znajdujące się w art. 22 ust. 3 u.w.l. sformułowanie „w szczególności”.

Podkreślić wypada, iż nie da się dokładnie określić całego katalogu czynności przekraczających zwykły zarząd rzeczą wspólną, gdyż czynności te wchodzą do tego katalogu, jeźeli przekraczają mało precyzyjne granice. Na granice te wskazuje zarówno orzecznictwo sądowe jak i doktryna.

Czynności zwykłego zarządu polegają na dokonywaniu czynności związanych ze zwykłym korzystaniem z rzeczy objętej współwłasnością, takich jak eksploatacja czy utrzymanie rzeczy w stanie niepogorszonym. Za czynności zwykłego zarządu należy więc uznać bieżące naprawy rzeczy mające na celu zachowanie rzeczy w stanie niepogorszonym, pobieranie pożytków i przychodów z rzeczy. Czynności te nie mogą pociągać za sobą jednocześnie nadmiernych kosztów. Kryterium "nadmierności kosztów" ma charakter bardzo ogólny i jego ocena musi być dokonywana w świetle konkretnego stanu faktycznego.

W uchwale z dnia 19 kwietnia 2002r. sygn. akt: III CZP 18/02, Sąd Najwyższy stwierdził, iż

„do czynności zwykłego zarządu zalicza się wszelkie czynności, mające na celu utrzymanie rzeczy w dotychczasowym stanie oraz zarządzanie nią dla umożliwienia korzystania z niej i pobierania pożytków, nie ma jednak ustawowej definicji czynności zwykłego zarządu oraz niemożliwe jest ich wyczerpujące skatalogowanie”.

Ponieważ katalog „czynności przekraczających zwykły zarząd rzeczą” nie jest zdefiniowany w odniesieniu do czynności podejmowanych przez właścicieli lokali na podstawie kodeksu cywilnego („mała” wspólnota mieszkaniowa) to można, a nawet trzeba posiłkować się odpowiednio katalogiem określonym dla zarządu nieruchomością wspólną w „dużej” wspólnocie mieszkaniowej – skoro czynności zwykłego zarządu są podejmowane samodzielnie przez zarząd (u.w.l.) bądź z woli większości właścicieli lokali (k.c.), a czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody wspólnoty wyrażonej w uchwale (u.w.l.) bądź jednomyślności wszystkich właścicieli lokali (k.c.). Poza wspomnianymi różnicami w dokonywaniu czynności zwykłego zarządu albo czynności przekraczających zwykły zarząd nie ma podstawy dla różnicowania charakteru poszczególnych czynności w zależności od faktu, czy mamy do czynienia z "małą" czy "dużą" wspólnotą mieszkaniową – w obu bowiem przypadkach chodzi o czynności dotyczące nieruchomości wspólnej.