Sposób zarządu nieruchomością wspólną, w przypadku tak "małej" jak i "dużej" wspólnoty mieszkaniowej, może zostać określony przez właścicieli lokali w stosownej umowie, o której mowa w art. 18 ust. 1 u.w.l. (umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej przez właścicieli lokali w okresie późniejszym w formie aktu notarialnego).

Ustawowy sposób zarządu nieruchomością wspólną, określony w art. 19 albo w art. 20 i następne u.w.l., będzie miał zastosowanie jedynie w sytuacji braku umownego określenia sposobu zarządu nieruchomością wspólną przez właścicieli (art. 18 ust. 3 u.w.l.).

Zacznijmy zatem od początku.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 u.w.l. właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Sposób ten może być następnie zmieniony na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.). Zaznaczyć z całą stanowczością należy jednak, że szczególna forma przewidziana w art. 18 ust. 2a u.w.l. dotyczy zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną (czyli np. powierzenia zarządu nieruchomością wspólną zarządcy nieruchomości, w miejsce zarządu sprawującego dotychczas zarząd nieruchomością wspólną), nie zaś zmiany w składzie osobowym zarządu jako quasi-organu wspólnoty mieszkaniowej (tak m.in. Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 15 stycznia 2002r., sygn. akt: I ACa 995/01).

Dopiero w sytuacji braku umownego uregulowania przez właścicieli lokali kwestii zarządu nieruchomością wspólną będą miały zastosowanie konkretne przepisy u.w.l. czy k.c. regulujące kwestie zarządu ustawowego nieruchomością wspólną.

Zarówno w "małej" jak i "dużej" wspólnocie mieszkaniowej właściciele lokali mogą sobie w drodze umowy powołać zarząd (oczywiście w przypadku "dużej" wspólnoty mieszkaniowej zarząd określony w u.w.l. musi zostać powołany w przypadku braku umownego uregulowania kwestii zarządu nieruchomością wspólną). Do powierzenia funkcji członków zarządu w „małej” wspólnocie mieszkaniowej określonym właścicielom lokali znajdujących się w konkretnej nieruchomości nie mają zastosowania przepisy Działu V ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004r., Nr 261, poz. 2603 z późn.zm., zwanej dalej u.g.n.), gdyż są oni uprawnieni na podstawie k.c. do sprawowania zarządu swoją własnością (której są współwłaścicielami). Do powierzenia funkcji członków zarządu w „dużej” wspólnocie mieszkaniowej, wskazanego w art. 20 ust. 1 u.w.l., określonym właścicielom lokali znajdujących się w konkretnej nieruchomości lub osobom spoza ich grona, także nie mają zastosowania wskazane przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jest to ewidentna "furtka" dla możliwości sprawowania zarządu przez osoby trzecie z pominięciem wymogów ustawy o gospodarce nieruchomościami - osoby nie będące ani właścicielami lokali w danej nieruchomości ani licencjonowanymi zarządcami nieruchomości. Można sobie bowiem wyobrazić sytuację, gdy właściciele lokali w "dużej" wspólnocie mieszkaniowej umawiają się bądź podejmują uchwałę o powołaniu jednoosobowego zarządu, o którym mowa w art. 20 ust. 1 u.w.l., przy czym jedynym członkiem zarządu będzie osoba spoza ich grona i nie posiadająca jednocześnie licencji zarządcy nieruchomości. Zarząd nieruchomością wspólną (w ujęciu funkcjonalnym) jest wówczas sprawowany przez quasi-organ w postaci zarządu wspólnoty w ujęciu podmiotowym (który może być de facto jednoosobowy), a nie przez osobę fizyczną lub prawną, o której mowa w art. 18 ust. 1 in fine i dziale V ustawy o gospodarce nieruchomościami.

W drodze umownego uregulowania sprawy zarządu nieruchomością wspólną można powierzyć zarząd nieruchomością wspólną osobie fizycznej albo prawnej.

Kwestia wymagań określonych w u.g.n. dotyczy podmiotów innych niż właściciele lokali położonych w konkretnej nieruchomości i osób spoza ich grona powołanych na członków zarządu.

Zgodnie z art. 184 u.g.n. zarządzanie nieruchomościami jest działalnością zawodową wykonywaną przez zarządców nieruchomości na zasadach określonych w u.g.n. Zarządcą nieruchomości jest osoba fizyczna posiadająca licencję zawodową zarządcy nieruchomości. Przedsiębiorcy mogą prowadzić działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, jeżeli czynności z tego zakresu będą wykonywane przez zarządców nieruchomości. Zatem np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być wspomnianym przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, któremu właściciele lokali powierzą zarząd nieruchomością wspólną, o ile oczywiście same czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osobę fizyczną posiadającą licencję zarządcy nieruchomości.

Zarządzanie nieruchomością, stosownie do treści art. 185 ust. 1 u.g.n. polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości oraz zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości w tym bieżącego administrowania nieruchomością, jak również czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz do uzasadnionego inwestowania w tę nieruchomość.

Zarządca nieruchomości lub przedsiębiorca, o którym mowa w art. 184 ust. 3 u.g.n.,

działa na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością, zawartej z jej właścicielem, wspólnotą mieszkaniową (w rozumieniu ogółu właścicieli lokali), albo inną osobą lub jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie wskazuje się zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie oraz numer jego licencji zawodowej. W umowie zamieszcza się oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami.

Podmiotem, który może zarządzać nieruchomością wspólną, nie będąc licencjonowanym zarządcą nieruchomości, będzie spółdzielnia mieszkaniowa - na podstawie art. 1 ust. 5 ustawy z dnia 15 grudnia 2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz.U. z 2003 r., Nr 119, poz. 1116, z późn.zm.).

Teraz przejdźmy do relacji zarząd - zarządca.

U.w.l. jednoznacznie rozgranicza i rozdziela określone sposoby zarządu nieruchomością wspólną. Zatem właściciele lokali albo umownie określają sposób zarządu nieruchomością wspólną powierzając zarząd osobie fizycznej (jednemu spośród siebie albo podmiotowi zewnętrznemu, tj. zarządcy nieruchomości) lub osobie prawnej (wskazanemu wyżej przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami), albo nie określają go w ogóle stosując do zarządu nieruchomością wspólną przepisy art. 19 albo art. 20 i nast. u.w.l..

Jeżeli właściciele lokali określili sposób zarządu nieruchomością wspólną powierzając np. zarządzanie nieruchomością wspólną osobie fizycznej lub prawnej - to nie mogą jednocześnie stosować innego sposobu zarządu nieruchomością wspólną, sprzecznego z zawartą umową albo podjętą uchwałą o powierzeniu zarządu nieruchomością wspólną osobie fizycznej lub prawnej. Nie mogą więc dodatkowo wybrać sobie zarządu, dublując tym samym podmiot upoważniony do zarządzania nieruchomością wspólną (bo wówczas całkowicie niezależne od siebie 2 podmioty [w przypadku zarządu wspólnoty chodzi o quasi-organ] byłyby upoważnione do podejmowania czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną). Dla powierzenia zarządu nieruchomością wspólną zarządowi, wobec wcześniejszego powierzenia zarządu nieruchomością wspólną osobie fizycznej lub prawnej, właściciele lokali muszą podjąć zaprotokołowaną przez notariusza uchwałę o zmianie ustalonego wcześniej sposobu zarządu nieruchomością wspólną, wobec czego dotychczasowy zarządca będzie odwołany. Takie same uwagi odnoszą się w sytuacji wcześniejszego powołania zarządu i następnie powierzenia zarządu nieruchomością wspólną zarządcy.

Ustanowienie zarządcy (w znaczeniu funkcjonalnym), na podstawie art. 18 ust. 1 u.w.l., wyklucza możliwość tworzenia zarządu (w znaczeniu podmiotowym, o którym mowa w art. 20 u.w.l.). Za wyłączeniem takiej możliwości, wobec przyjętego już uprzednio przez właścicieli innego sposobu zarządu nieruchomością wspólną, przemawiają także istotne względy natury organizacyjno-gospodarczej, np. brak potrzeby mnożenia struktur zarządu nieruchomością wspólną czy problem ewentualnego rozkładu uprawnień pomiędzy takie struktury (tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 14 września 2005r., sygn. akt: III CZP 62/05).